Legal
Por medio de la Circular Externa 170 de 2002, la Dirección de Aduanas e Impuestos Nacionales (DIAN), ha establecido procesos de obligatorio cumplimiento a Depósitos Públicos, Depósitos Privados, Agencias de Aduanas, Sociedades Portuarias, Usuarios de Zonas Francas entre otros actores de la cadena logística, sobre el conocimiento de los clientes y asociados de negocio con el fin de prevenir los delitos de Lavado de Activos y la Financiación al Terrorismo.
Observaciones para tener en cuanta al momento del diligenciamiento: Los documentos deben estar totalmente diligenciados, no debe quedar ninguna casilla en blanco para que no sean devueltos, por favor antes de enviar cualquier documento original a la AGENCIA DE ADUANAS ACOLCEX SAS NIVEL 2, deben ser consolidados primero por este medio en formato PDF, para subir al sistema y realizar una previa revisión, una vez se dé el visto bueno de los documentos, se les solicitara lo siguiente:
- Autenticar los Documentos a los que hubiere lugar.
- Enviar los originales a nuestras instalaciones en Bogotá.
Después de realizados estos pasos se enviará la CIRCULAR 170 al empleado de cumplimiento SIPLA, una vez nos den el aprobado, se le informara al cliente y se enviará un correo interno al área operativa de la empresa, para que inicien la operación.
HOJA DE VIDA
¿Por qué se solicita?
Este documento proporciona información básica sobre los datos generales de la organización, su representante legal y encargados de las principales actividades de comercio exterior desarrolladas con sus clientes.
¿Cómo se diligencia?
Debe venir totalmente diligenciado, No debe quedar ninguna casilla en blanco si no aplica para ustedes por favor diligenciar con N/A, el representante legal debe firmar el documento a mano alzada o con firma electrónica certificada (formato Adjunto: Hoja de vida cliente).
CERTIFICADO DE EXISTENCIA DE CÁMARA Y COMERCIO
¿Por qué se solicita?
Para corroborar todos los datos de nuestro asociado de negocio y para verificar la existencia jurídica y que está registrada ante el respectivo ente regional.
¿Como debe ser el documento?
Certificado de existencia de cámara y comercio no mayor a 30 días (Después del 31 de marzo debe estar renovada). Si el valor de los activos registrados en la cámara de comercio tiene diferencias con los informados en el balance general de la empresa, por favor enviar una carta soporte en papelería membretada de la empresa, con la explicación por parte de quien prepare los informes financieros.
CERTIFICADO DE COMPOSICIÓN ACCIONARIA
¿Porque se solicita?
Las agencias de aduanas en Colombia deben conocer cuáles son las partes constitutivas de la empresa y así determinar si existe algún tipo de riesgo para el desarrollo de la operación. Adicional a esto, es necesario corroborar que los Socios que aparecen en este documento, con la Cámara de Comercio y verificar sus datos en las listas Vinculantes.
¿Como debe ser el documento?
Este documento debe ser del mes en que se solicita y debe estar firmado por el representante Legal o por el contador de la empresa.
FOTOCOPIA DOCUMENTO IDENTIDAD REP. LEGAL(ES)
¿Por qué se solicita?
Se solicita para corroborar los datos en todos los documentos en que se registra a la persona.
RUT – REGISTRO ÚNICO TRIBUTARIO
¿Por qué se solicita?
Se solicita para identificar a las personas Naturales o jurídicas dentro del sistema tributario, teniendo en cuenta su actividad económica, comercial y corroborar que sean los mismos datos que se registran en los demás documentos.
¿Como debe ser el documento?
(Deberán ser el total de hojas y estar impreso en el mes que se le solicite).
DECLARACIÓN DE RENTA
¿Por qué se solicita?
Requisito netamente de los puertos para inscribir a las empresas y verificar si el monto de las mercancías concuerda con lo que reporta el cliente en este documento.
ACUERDO ÉTICO Y COMERCIAL
¿Por qué se solicita?
Se solicita para garantizar la confidencialidad de los procesos y operaciones con el Asociado de Negocio. (Adjunto formato)
¿Como debe ser el documento?
Deben estar los nombres de los Representantes Legales de Acolcex con su número de identificación, y por otra parte el Nombre y número de identificación, del Representante Legal de la empresa con quien se van a realizar actividades comerciales.
Este documento debe ir con el nombre, firma y numero de documento de identidad del Representantes Legal de las dos partes, tanto el cliente como el proveedor.
VISITA DE SEGURIDAD ASOCIADO DE NEGOCIO
¿Por qué se solicita?
Se solicita para corroborar datos y la existencia física de nuestro asociado de negocio y que se ejerza la actividad principal que se registra en cámara de Comercio.
¿Como debe ser el proceso?
Se realizará según acuerdo con ustedes, esta debe tener un registro fotográfico de la empresa y podrá realizarse de manera presencial o virtual, vía Teams o por WhatsApp como sea mejor para nuestro asociado de negocio, debido a que se debe realizar un paneo y un registro fotográfico de las instalaciones.
¿Como debe ser el documento?
El documento debe quedar firmado por quien realizo la Visita Comercial de Seguridad y por quien la recibió.
PODER VUCE (VENTANILLA ÚNICA DE COMERCIO EXTERIOR)
¿Por qué se solicita?
Se solicita para asociar a la Agencia de Aduanas y se pueda actuar ante el Ministerio de Comercio Exterior, realizando registros o licencias según corresponda entre otros.
¿Como debe ser el documento?
El cual debe ir en papelería membretada (sin autenticar) y firmado por el representante Legal, todos los espacios deben ir diligenciados.
REFERENCIA BANCARIA
¿Por qué se solicita?
En este documento se debe confirmar que la certificación este a nombre del cliente sea persona natural o jurídica y el numero de la cuenta para el momento de realizar la operación o transacciones a las que hubiere lugar.
¿Como debe ser el documento?
Este documento debe ser del mes en curso y debe ser generado en papel membretado del Banco.
REFERENCIA COMERCIAL
¿Por qué se solicita?
Se solicita para tener una perspectiva y recomendación comercial del Asociado de Negocio.
¿Como debe ser el documento?
Este documento debe ser del mes en curso y estar a nombre del cliente con quien se tiene relaciones comerciales ya sea persona natural o jurídica y debe ser generado en papel membretado de la empresa que lo expide.
MANDATO GENERAL
¿Por qué se solicita?
Este documento se solicita para que nuestro cliente faculte a la Agencia de Aduanas a representarlo y lleve a cabo las formalidades aduaneras necesarias para el cumplimiento del régimen aduanero.
¿Como debe ser el documento?
Este documento debe estar completamente diligenciado, firmado a mano alzada o con firma electrónica certificada, todas las páginas deben estar en papelera membretada de la empresa y se debe autenticar, este sello debe estar puesto en todas las páginas del documento. Antes de autenticar los documentos o enviarlos en físico, por favor enviarlos por este medio para su debida revisión y visto bueno. Se solicita, para que nuestro Asociado no envié los documentos originales y pierda la autenticación de estos.
FORMATO CONTABLE
¿Por qué se solicita?
Se solicita para verificar los datos de facturación cuando se factura directamente, si se factura a operador logístico o a Agencia de Carga no se debe solicitar.
¿Como debe ser el documento?
Debe estar completamente diligenciado y firmado por el contador.
INFORMACIÓN FINANCIERA
¿Por qué se solicita?
Esta información se solicita, para garantizar que la empresa si tenga la liquidez, para realizar el pago de la operación.
¿Como debe ser la información?
INFORMACIÓN FINANCIERA La cual debe estar completa compuesta de la siguiente manera:
- Estado de Situación Financiera y comparativos de los 2 últimos años.
- Estado de Resultados Integral o un Estado de Resultados Separado.
- Un Estado de Flujo de Efectivo
- Un Estado de Cambios en el Patrimonio.
- Las Notas a los Estados Financieros
- Certificación a los estados financieros emitido por el contador de la empresa quien prepara los estados financieros.
- Dictamen a los estados financieros por revisor fiscal de la empresa si está obligado, de lo contrario el dictamen del contador externo que realice la auditoria de los mismos.
- Copia de certificado de Junta Nacional de Contadores del contador y revisor fiscal de la empresa si está obligado, de lo contrario el certificado del contador externo que realice la auditoria de los mismos. (consulte la norma en este Link.)
EN CASO DE CONTAR CON CERTIFICACIONES ISO O BASC, U OTRA, ADJUNTAR COPIA.
COPIA DE DOCUMENTO DE IDENTIDAD DEL CONTADOR Y REVISOR FISCAL
¿Por qué se solicita?
Se solicita para verificar que sea el mismo que prepara y firma los estados financieros.
¿Como debe ser el documento?
Debe ser una copia legible, donde se pueda identificar el número de identificación de la persona.
DE LA TARJETA PROFESIONAL DEL CONTADOR Y REVISOR FISCAL
¿Por qué se solicita?
Se solicita para verificar que sea el mismo número que registran en la firma de los Estados Financieros.
¿Como debe ser el documento?
Debe ser una copia legible, donde se pueda identificar el número de la tarjeta de la persona.
JUNTA CENTRAL DE CONTADORES DEL CONTADOR Y REVISOR FISCAL
¿Por qué se solicita?
Se solicita para verificar que este activo.
¿Como debe ser el documento?
Debe ser legible para poder identificar el número de identificación y tarjeta profesional de la persona y debe estar vigente.
DOCUMENTOS CARGADOS EN LA PÁGINA
¿Como deben ser los documentos?
Todos los documentos deben estar cargados en formato PDF y en archivos separados, por favor que no estén comprimidos.
¿Por qué se solicita?
Esto se solicita de esta manera, para garantizar a nuestro Asociado de negocio, que no se modificara el documento.
SOLICITUD DE DOCUMENTOS ORIGINALES
Una vez tengamos los documentos completos y la CIRCULAR 170 aprobada por el empleado de cumplimiento, se solicitará enviar los siguientes documentos originales a la empresa:
- Hoja de vida.
- Acuerdo ético.
- Mandato general.
- Poder VUCE.
- Formato de la Visita.
- Formato contable.
- O cualquier otro poder al que hubiere lugar.
